Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian Provinsi Papua Barat Daya menggelar kegiatan Bimbingan Teknis Kearsipan Bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) di Lingkungan Pemerintah Provinsi Papua Barat Daya, yang berlangsung di Swissbell Hotel Sorong, Jumat (24/11).
Penjabat Gubernur Papua Barat Daya Muhammad Musa’ad yang diwakili Asisten 3 Bidang Administrasi Umum Setda Provinsi Papua Barat Daya Atika Rafika mengatakan, arsip adalah hal yang sangat penting terutama di lingkup Pemerintahan. Dimana setiap lembaga membutuhkan administrasi yang baik dalam pengolahan arsipnya.
Atika mengatakan, banyak cara yang dilakukan untuk pengelolaan arsip yang baik dalam setiap lembaga. Yaitu dengan cara mengarsipkan dokumen dalam bentuk soft file maupun hard file. Tetapi hal tersebut tidak sepenuhnya tertata dengan rapi, dikarenakan masih banyak dokumen penting sulit ditemukan ketika dibutuhkan.
“Arsip perlu dikelola dengan baik, untuk membantu tugas lembaga dalam pencapaian tujuan,” ungkapnya.
Menurut Asisten III, penyelenggaraan bimtek arsiparis bertujuan untuk menambah pengetahuan sekaligus kompetensi bagi para pengawal dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang baik.
Bimtek pengelolaan arsip, sambungnya, dipandang sangat perlu. Sebab arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan sejarah saja, melainkan juga bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen organisasi.
Sementara itu, Dwi Nurmaningsih selaku Tim Pembina Kearsipan Daerah Timur 3 yang melakukan pembinaan daerah Papua, Papua Barat dan Papua Barat Daya menyatakan, materi yang diberikan dalam bimtek adalah terkait pengolahan arsip dinamis.
“Provinsi Papua Barat Daya adalah provinsi baru. Banyak sekali arsip-arsip tercipta ketika provinsi baru, dari bukti-bukti pendirian provinsi baru,” ungkap Dwi.
Dwi khawatir jika pembekalan kearsipan tidak diberikan, maka arsip-arsip yang tercipta dari Provinsi Papua Barat Daya nantinya mungkin ada yang hilang atau tercecer atau apapun yang terjadi.
“Jika arsip tidak disimpan dengan baik, maka jika suatu hari nanti ada masalah kaitan dengan aset-aset bergerak maupun tidak bergerak, akan jadi kendala dimasa depan,” ujarnya.
Oleh karena itu, kata Dwi, jika sejak awal ASN diberikan pemahaman tentang kearsipan tentang bagaimana mengolah arsip yang baik, bagaimana penciptaannya hingga nanti penyusutan atau pemusnahannya, maka arsip-arsip yang penting akan selalu tersedia ketika pimpinan daerah membutuhkan.
Ditambahkan Dwi, dengan adanya kegiatan bimtek ini maka diharapkan setiap peserta mendapatkan pemahaman tentang bagaimana harus memberkaskan, menata, menyimpan dan menemukan kembali arsip.
“Karena niscaya suatu hal yang sia-sia apabila ketika kearsipan atau surat-surat itu dibuat, tapi tidak pernah dapat ditemukan kembali tentu itu suatu hal yang sia-sia. Berapa banyak anggaran negara dan pemerintah daerah akan hilang, kalau arsipnya tidak bisa ditemukan,” pungkasnya.
